Este fin de semana he estado en Las Palmas trabajando con el equipo de Klawter. Hemos decidido iniciar un proyecto basado en la colaboración y en tender puentes a escala global del que les iremos contando cosas muy pronto. Para ello, dedicamos un día a desarrollar una sesión de estrategia con el objetivo de preparar una hoja de ruta que nos permitiera avanzar de manera ágil y eficiente.

Hemos preparado esta guía básica sobre cómo abordamos el workshop estratégico en términos generales. Planificar este tipo de sesiones con anterioridad es fundamental para que funcionen y no acabemos con la sensación de que hemos estado lanzando bombas de humo que no acaban de concretarse nunca.

1. Establecer un orden del día

Establecer un orden del día no es algo innovador pero puede ser muy efectivo. Como para cualquier tipo de reunión, para una sesión estratégica tenemos que asegurarnos de establecer una serie de puntos que garanticen que acabemos la jornada con una hoja de ruta y acciones concretas. Para conseguirlo, nuestra recomendación es trabajar con la mentalidad de “reloj de arena”. En la primera parte buscamos ir de lo general a lo concreto, del brainstorming a encontrar varias ideas clave. A partir de entonces, estas ideas se vuelven a “expandir” en un roadmap y en acciones concretas.

Evidentemente, como en cualquier reunión, los participantes deben venir con los deberes hechos y haberse leído y preparado la documentación o el material necesario para no perder tiempo en la sesión.

2. Combinar el pensamiento más racional con el más lateral o creativo

Tener una estructura predefinida en forma de orden del día garantiza que el día del workshop no tengamos que preocuparnos por cómo abordar la sesión. Solo tenemos que ir comprobando que estamos siguiendo el plan que hemos trazado previamente. Así, podremos activar el pensamiento más creativo en los momentos que consideremos. Por ejemplo, podemos en primer lugar realizar técnicas de pensamiento más estratégico (Design Thinking) como el DAFO o el Golden Circle para pasar a técnicas creativas como el role play, el moodboard o el famoso brainstorming.

Brainstorming en workshop de estrategia

3. Sacar conclusiones.

Es decir, ser capaces de sintetizar y concluir. De lo contrario, terminaremos el día con la sensación de haber perdido el tiempo o de tener mil ideas en la cabeza que no podrán llegar a concretarse. Es necesario que en varios momentos durante la sesión nos paremos a hacer el ejercicio de sintetizar la información y los insights que estamos obteniendo, nos aseguremos de que todos estamos avanzando en la misma línea y saquemos conclusiones comunes.

4. Terminar con un plan de acción y tareas concretas

Llega el final de la sesión y estamos cansados. “El lunes acabamos de concretar”, suele decir algún participante. Error, gran error. Estamos en el mejor momento para trazar un plan de acción en común y para “bajar” todos los aprendizajes del workshop a tareas concretas. Nos aseguramos de que nuestros objetivos se cumplen y nuestras ideas se materialicen.

Para ello, podemos hacer una lista con todas las tareas que habría que llevar a cabo. Una vez tengamos la lista y la hayamos revisado todos, debemos temporalizar y asignar estas tareas. ¿Cuándo se realizarán y quién las realizará o liderará? Las tareas se pueden agrupar en fases o etapas del proyecto.

Ahora sí, unos días después del taller podemos volver a reunirnos para simplemente revisar la hoja de ruta y ver que, con la mente más fresca, la planificación del proyecto nos sigue encajando.

Bonus track: utilizar un gestor de tareas

Utilizar una herramienta a la que tengan acceso todos los miembros del equipo es una buena idea. Además, la mayoría de gestores nos permiten calendarizar, asignar y etiquetar las diferentes tareas. En nuestro caso, solemos utilizar Asana.